Theo đó, tại Điều 4 của Quy chế quy định:

* Về thẩm quyền, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức tiếp nhận và giải quyết các giấy tờ, hồ sơ của công dân khi phát hiện có mâu thuẫn thông tin về nhân thân, cụ thể như sau:

 - Trường hợp mâu thuẫn do sai sót trong quá trình ghi chép giấy tờ, hồ sơ của cơ quan, tổ chức thì căn cứ vào thông tin về nhân thân trong giấy tờ hộ tịch của công dân (gồm Giấy khai sinh, bản sao trích lục giấy khai sinh), các cơ quan, tổ chức phải có trách nhiệm chủ động điều chỉnh ngay nội dung giấy tờ, hồ sơ đang quản lý cho phù hợp với thông tin về nhân thân của công dân trong giấy tờ hộ tịch.

+ Cơ quan Công an điều chỉnh Sổ đăng ký thường trú, Sổ đăng ký tạm trú, Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân, Hộ chiếu; Giấy chứng nhận đăng ký xe;

+ Sở Giáo dục và Đào tạo, Phòng Giáo dục và Đào tạo điều chỉnh văn bằng, chứng chỉ do các cơ quan này cấp.

+ Các trường học, cơ sở giáo dục điều chỉnh học bạ, giấy tờ, hồ sơ của học sinh, sinh viên, học viên.

+ Các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp điều chỉnh giấy tờ, hồ sơ công chức, viên chức.

+ Bảo hiểm Xã hội tỉnh, Bảo hiểm Xã hội các huyện, thị xã, thành phố điều chỉnh các loại giấy tờ do cơ quan bảo hiểm xã hội cấp tỉnh, cấp huyện cấp.

+ Sở Lao động, Thương binh và Xã hội, Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội điều chỉnh giấy tờ, hồ sơ đối với người lao động, người có công với cách mạng, người hưởng các chính sách xã hội khác.

+ Các cơ quan quản lý về Tài nguyên và Môi trường điều chỉnh hồ sơ và Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; các giấy tờ khác do ngành cấp.

+ Sở Giao thông vận tải điều chỉnh Giấy phép lái xe.

+ Các doanh nghiệp điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ cho người lao động.

+ Các tổ chức chính trị, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp… điều chỉnh giấy tờ, hồ sơ của thành viên tổ chức mình.

- Trường hợp mâu thuẫn do sai sót trong quá trình quản lý, đăng ký và cấp giấy tờ hộ tịch thuộc một trong các trường hợp phải thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung hộ tịch thì các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm hướng dẫn công dân liên hệ với cơ quan đăng ký hộ tịch để được giải quyết theo đúng quy định của Luật Hộ tịch.

- Trường hợp mâu thuẫn do hành vi vi phạm pháp luật hộ tịch (cấp Giấy khai sinh không đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục; một người có nhiều Giấy khai sinh có nội dung mâu thuẫn nhau… ) thì trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ của công dân, các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm:

+ Đối với giấy tờ hộ tịch do Uỷ ban nhân dân cấp xã cấp: Cơ quan, tổ chức tiếp nhận giấy tờ hộ tịch phải gửi văn bản đề nghị, kèm theo bản chụp giấy tờ hộ tịch đến Uỷ ban nhân dân cấp huyện nơi có Uỷ ban nhân dân cấp xã đã cấp giấy tờ hộ tịch nói trên để đề nghị kiểm tra, xác minh và kết luận giá trị pháp lý của giấy tờ hộ tịch.

+ Đối với giấy tờ hộ tịch do Uỷ ban nhân dân cấp huyện và Sở Tư pháp cấp: Cơ quan, tổ chức tiếp nhận giấy tờ hộ tịch phải gửi văn bản đề nghị, kèm theo giấy tờ hộ tịch đến Ủy ban nhân dân tỉnh đề nghị kiểm tra, xác minh và kết luận giá trị pháp lý của giấy tờ hộ tịch.

- Trong trường hợp mâu thuẫn thông tin về nhân thân do sai sót trong quá trình quản lý, đăng ký và cấp giấy tờ hộ tịch thuộc một trong các trường hợp phải thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung hộ tịch; mâu thuẫn do hành vi vi phạm pháp luật hộ tịch (cấp Giấy khai sinh không đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục; một người có nhiều Giấy khai sinh có nội dung mâu thuẫn nhau… ): Các cơ quan, tổ chức chỉ tiến hành điều chỉnh thông tin về nhân thân của công dân sau khi đã có Quyết định thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung hộ tịch hoặc văn bản kết luận giá trị pháp lý giấy tờ hộ tịch của các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có thẩm quyền.

* Về thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch, tại Điều 5, của Quy chế quy định như sau:

- Ủy ban nhân dân tỉnh và Ủy ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền và trách nhiệm tiếp nhận, tổ chức chỉ đạo kiểm tra, xác minh, kết luận giá trị pháp lý các giấy tờ hộ tịch do cơ quan, tổ chức chuyển đến thuộc trường hợp mâu thuẫn do sai sót trong quá trình quản lý, đăng ký và cấp giấy tờ hộ tịch thuộc một trong các trường hợp phải thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung hộ tịch. Sau khi có kết quả kiểm tra, xác minh về giá trị pháp lý của giấy tờ hộ tịch, Ủy ban nhân dân tỉnh và Ủy ban nhân dân cấp huyện xử lý như sau:

+ Nếu giấy tờ hộ tịch được cấp đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục thì thông báo bằng văn bản kết luận về giá trị pháp lý của giấy tờ hộ tịch đó cho các cơ quan, tổ chức đã đề nghị kiểm tra, xác minh.

+ Nếu giấy tờ hộ tịch được cấp không đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục hoặc một người có nhiều Giấy khai sinh có nội dung mâu thuẫn nhau…) thì thông báo bằng văn bản kết luận cho các cơ quan, tổ chức đã đề nghị kiểm tra, xác minh, đồng thời ra Quyết định thu hồi và huỷ bỏ giấy tờ hộ tịch theo quy định tại điểm e khoản 1 Điều 69 và điểm h khoản 1 Điều 70 Luật Hộ tịch.

- Sở Tư pháp và Phòng Tư pháp có nhiệm vụ tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cùng cấp thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nêu trên.

* Về thời hạn tiến hành kiểm tra, xác minh, kết luận giá trị pháp lý giấy tờ hộ tịch, tại Điều 5 của Quy chế quy định:

- Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận văn bản và giấy tờ hộ tịch đề nghị kiểm tra, xác minh, Ủy ban nhân dân tỉnh có kết luận và thông báo bằng văn bản về giá trị pháp lý giấy tờ hộ tịch do các cơ quan, tổ chức chuyển đến. Đối với vụ việc phức tạp, khó khăn thì thời hạn được kéo dài thêm nhưng không quá 05 ngày làm việc.

- Trong thời hạn 10 ngày làm việc,  kể từ ngày tiếp nhận văn bản và giấy tờ hộ tịch đề nghị kiểm tra, xác minh, Ủy ban nhân dân cấp huyện phải có kết luận và thông báo bằng văn bản về giá trị pháp lý giấy tờ hộ tịch do các cơ quan, tổ chức chuyển đến. Đối với vụ việc phức tạp, khó khăn thì thời hạn được kéo dài thêm nhưng không quá 03 ngày làm việc.

* Về giải quyết các yêu cầu điều chỉnh giấy tờ, hồ sơ khác trong trường hợp công dân không có giấy tờ hộ tịch, tại Điều 7 của Quy chế quy định:

- Khi công dân có yêu cầu điều chỉnh thông tin về nhân thân trong giấy tờ, hồ sơ cá nhân liên quan đến nội dung của giấy tờ hộ tịch thì phải xuất trình giấy tờ hộ tịch để chứng minh. Trong trường hợp công dân không có giấy tờ hộ tịch thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm hướng dẫn công dân đến cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch đề nghị cấp giấy tờ hộ tịch.

- Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu cấp giấy tờ hộ tịch của công dân theo quy định tại Luật Hộ tịch.

                                                                                                                              T/h: Phạm Đăng Đảng

(kèm theo Quyết định số 02/2017/QĐ-UBND)